サイボウズなど社内スケジュール管理ツールを導入している企業は多いと思います。しかし、このツールのおかげで気が付くと会議で埋まっていて作業時間が定時後ばかりになっている人達おおいですよね。そこで非公開のスケジュールを入れて作業時間の確保を
非公開スケジュールを入れておくことで確認をしてくる
スケジュールが開いているとガンガン会議が入ってきますよね。上司だろうが偉い人だろうが必要な人は部下からでも会議に入れます。いちいち確認してたら時間がもったいないので。
仕事を進める上で役職の都合なんて関係ありません。自分の仕事を早く片付けるためにはガンガン入れていきます。
まあ、これは上司も部下もお互い様であいてれば会議は入れますよね。そこで作業時間を取りたい人は非公開スケジュールを自分で設定して、勝手に会議を突っ込まれないようにします。
その時間は自分の仕事に集中して作業をするって決めるんです。これをやっておくとどうなるか、2つのパターンにわかれます。
- その時間を外して会議に入れてくる
- その時間に会議に参加できないか聞いてくる
前者はまあ当たり前ですよね。大切なのは後者なんです。会議が入れられる前に相手から会議入れたいんですが、という打診がメールか直接聞きに来るかのアクションがあります。
これが大事なんです。その時に、どんな内容の会議なのか、自分が必要なのか、目的とゴールは何なのかを確認することが出来ます。
そこで、はっきりしない会議で、とりあえず関係者になるっぽいからいれる。という感じなら断れるんですよね。
もしも何も言わずその時間に会議を入れられたら非承認
何も言わずに会議を被せられたら非承認ボタンをぽちっと押せばいいんです。そうすれば、相手は必ず確認に来ます。そして、勝手に被せないでもらえますか。の一言で次からは確認してくれるようになります。まあそんな人はよっぽどですがね。
ノートパソコンで仕事ならその時間は休憩所などで作業する
絶対に席で仕事をしなければいけない。ってことはないんですよね。電話のボリューム切っておけば内線なっても他の人に迷惑がかからないし。
ちょっと席外しますんでよろしくっと隣の人に行っておけば問題なし。そして休憩所とかプチミーティングスペースとかで作業してればいいんですよ。
他の人からは休憩時間かなって思われるだけだし、プチミーティングスペースとかなら打ち合わせでもやるのかなって思われる程度です。
別に喫茶店いって遊んでるわけじゃないし、社内にいるので必要があれば携帯がなるし問題無いです。
デスクトップPCの人は印刷した企画書や提案書のチェックを
デスクトップPCの人だとそんなこと出来ないよ！って思うかもしれません。その場合は、企画書や提案書や仕様書などを印刷して、どこかミスがないか、もっといい内容が作れるんじゃないかをチェックすればいいんです。
紙で見るとモニター上だと気が付かない細かい点や修正スべき点などがわかります。視点を変えるのは本当に大事です。そしてそこにメモをしていくと新しい発想が生まれます。
これは本当におすすめ。煮詰まった時などにやるといい感じです。
非公開スケジュールを使って無駄な会議を減らすまとめ
- 無駄な会議が入らない
- 会議起案者が会議の内容を事前に教えて確認してくる
- 席を外して効率よく作業に集中できる
非公開のスケジュールを入れるポイントは定例っぽい感じに時間を押さえたり、しておくといいです。
あとは会議はだいたい14時ジャストとか開始なので、中途半端な14：30～15：30とかの時間にすれば、そこはなにかあるんだと思って外してきます。こういったちょっとしたテクニックを使い、無駄な会議を避けて業務効率を上げて、さっさと仕事を片付けましょう。