リマインドメールってよく聞きますよね。アポイントの前の確認メール面接の前に送られてくる案内メールや会議のの前に送られるメールこれらをしっかり理解して信頼も評価もあげましょう。
リマインドremindの意味とは英語で思い出させる
リマインドはremindと書きます。日本語に訳すと、思い出させるや気づかせると言います。
要するにリマインドメールとはビジネスのアポイント忘れてないよね。約束通り来てね！というものです。気づかせるために使うものなんです。そして返信をもらうことで確認してるんだという安心感も得ることができます。
ビジネスでのリマインドメールは自分も相手も役に立つ
仕事でリマインドメールは前日に送るのが効果的です。会社に来客してもらう、訪問する。どちらかですが、初めてのアポイントの場合オフィスの場所を探さなければいけません。
その場合、相手の会社名を検索して探すなどの手間があります。
この時にリマインドメールを送ることで、メールのシグネチャ署名の部分の住所を見ることで住所をコピペしてスマホののグーグルマップに入れればすぐにわかります。
できるビジネスマンならリマインドメールでグーグルマップのオフィスのURLを添付しておくことで相手は簡単に焦ることなく訪問してくれます。
面接辞退などのドタキャンを防ぐリマインドメール
リマインドメールは相手にアポイントを思い出させる効果があります。ビジネスメールで送ってくれる人は仕事ができる人です。
さらにリマインドメールにはドタキャンを防ぐ効果があります。
就職活動の面接をせっかく設定したのに前日や当日になってめんどくさくてドタキャンする人が思った以上に多いんです。
新卒の会社説明会や面接でも非常に多く、人事泣かせなのです。新卒だけじゃなく中途採用で転職するぞ！って人までもが当日にばっくれドタキャンをするんです。
ありえないって思う人が多いと思いますが、メールで気軽に断れるようになり、余計ドタキャンばっくれが増えているんですよ。
どうしようかなーめんどくさいな。って思っている人に釘をさす意味も込めて前日にリマインドメールを送っておくことで行かなきゃ！って思わせることができます。
リマインドメールの書き方と内容
ではどんな内容のリマインドメールがいいのでしょうか？すでにアポイントや会議の時間は伝わっているのでしつこいのはよくありません。
企業や面接に来てもらう人に送る場合はタイトルに会社名と日時を記載しましょう。
メールだけで要件がわかりますからね。内容を読んでもらわなくてもいいんです。目的は思い出してもらうことですから。
本文には会場や会議の場所と緊急連絡先があれば入れる。地図のURLをつけておく。
とにかくシンプルに要件を書きましょう。勘違いさせてしまっては意味がありません。
あくまでも目的は打ち合わせや会議があるよ。面接があるよ。忘れないで参加してね！思い出してねってことです。
まとめビジネスリマインドメールの書き方で面接辞退も防ぐ
リマインドメールを使うことは確かにめんどくさい。メール配信ツールなどを導入していてもめんどくさい。
でも、これをやらないと今までの準備が水の泡になることもあります。人事をやってる人は面接官と求人募集してきた求職者の面接をアレンジしたのに、連絡を余りしなかったので心証が悪くなり、他のところに取られてしまった。何てことにもつながります。
細かな連絡は安心感にもつながります。めんどくさがらずに1本メールをしましょう。