大手企業の飛び込み営業で名刺を週に200枚近く配ったり交換したりしていました。そんな私の名刺管理の方法と整頓方法をご紹介します。
ちょっと気になる名刺入れの素材で使いやすいのは？
大きく分けて金属製と革製があるかと思いますが、使いやすいのは圧倒的に革のシンプルな名刺入れです。
名刺交換の際にマナーを重視されるような（例えば営業職）場合絶対に革の名刺入れの方が使い安いです。
ですが、革の名刺入れは例えば自分の名刺を20枚入れておいたとして、2、3日もすると角が湿気って丸くなるというデメリットがあります。
ですので、絶対にきれいな名刺を渡さなければならないのであれば、金属製の名刺入れが良いです。
金属製の名刺入れですと貰った名刺もしばらく放置していても湿気らず良いです。
ですが、先にも書いたように名刺の交換をきれいにしたいなら革の名刺入れの方が断然スムーズにできます。
革の名刺入れを使うなら自分の名刺を毎日補充する必要があります。
おすすめはプラスチックの名刺ケースに大量の名刺を入れたままカバンに入れておいて、川の名刺入れを使うのが一番です。
これなら、最悪名刺入れを忘れても、カバンに予備があるから問題ありません
名刺をもらったら裏に日付を書くと誰か思い出しやすい
まず名刺を貰うのには、名刺の交換というマナーがありますが、ここは、ひとことことわって名刺の裏側に何年何月何日かを絶対に書くようにするといいです。
名刺の裏に何年何月何日かを書いていれば、名刺が何の名刺か忘れたときに過去のスケジュール記録から推測できます。
最悪これだけをしていればあとは名刺を机の名刺ケースにいれるだけでもいいです。
例えバラバラに積み重なっていても基本時系列で積み重なっていくものですので案外カードケースにぶち込んでいるのも便利なものです。
また、すぐに、もしくは頻繁に連絡する相手ならば、名刺を交換したあと、机のカードケースにぶち込む前にスマホのアドレスに電話番号と名前を入力しておくと便利です。
大量に名刺を交換する人は日付で人を思い出すという習慣をつけるといいです。
営業マンの名刺の保管方法は汗の湿気に注意
保存の方法ですが、絶対に湿気ないようにするだけでよいです。
ありがちなのが。革の名刺入れに入れっぱなしして、名刺が湿気ってしまうことです。
革の名刺入れは使いやすくいいのですが、入れっぱなしにしないようにだけ注意しましょう。
外回りの営業マンは胸ポケットに名刺を入れておくだけで、汗で湿気てしまいます。このときにせっかく書いたメモがにじんで消えてしまいます。
これは注意したいですね。
名刺ポケット1つに1社にまとめてすっきり整頓
名刺の保存をするようのクリアポケットの付いたフォルダがありますが、便利です。
取りあえずこのフォルダに入れていくと間違いなく時系列に名刺がたまっていますし、名刺のグループをフォルダによって分けることもできます。
打ち合わせなどで1つの企業で複数人などと名刺交換をすることが多いと思います。しかし、結局連絡を取る相手はやり取りする担当者一人が窓口になるんですよね。
だから、1ポケットに1つの会社を重ねて入れる。その際に担当者を一番上にしておけば、すぐに連絡が取れます。そして、ほかの人に連絡を取りたかったらその下を探せばいいだけです。
これで、名刺のクリアフォルダーがかなり管理しやすくなりますし、探しやすくなります。
名刺の整理は名刺ファイル目的ごとにわける
例えば仕事の名刺と趣味やオフの付き合いの名刺は間違いなく私は分けてフォルダーを使い分けています。
新入社員やあまり名刺交換をしない人は、もらった名刺をひとつのフォルダで管理しがちです。
- 営業いく：モノやサービスを買ってもらう企業
- 提案に来てもらう：モノやサービスを提供・提案してもらう企業
- セミナーなどの人脈用
商品を買う側か売る側かとそのどちらでもないセミナー用などで名刺を整理するのがおすすめです。
営業先の場合、名刺は全て必要になりますが、提案に来てもらった企業などは会い蜜などを取って結局導入しない場合などがあります。
提案に来てもらった企業は年末の大掃除などで処分することも可能です。
セミナーなどの場合はなんとなく名刺交換をしてそのままということもあるので、営業をかけてみる候補になるかどうかの検討もできます。
プライベートの名刺と仕事の名刺を分けること
副業をやっている人や個人事業で仕事している人は、メインの仕事とフリーでしている仕事に関しては名刺入れのフォルダーは分けましょう。
名刺を混ぜてしまうと、連絡すると時に間違えて連絡してしまいトラブルの元になります。
人によってはメインの仕事の中でも名刺入れのフォルダーを種類分けする必要があるかと思いますが、工夫して使い分けると仕事の効率も高くなると思います。
名刺の情報をでツールに入力してデジタル管理したことも
名刺のデジタル化です。自分でやるよりも、発注してデータ入力してもらうと名刺管理ツールで簡単に管理できます。
写真を撮ってevernoteにアップすると文字を認識してくれるので、あとは検索すればすぐに見つかる。っという感じで使っていたときもありました。
名刺管理ツールなどは有料無料さまざまありますが、これは名刺入れのフォルダ以上に分野を分けて名刺情報を保存できることが利点ですが、何せ打ち込むのが面倒ですので、最近は私はしていません。
名刺管理アプリ10枚一気にスキャンして3秒でデータ化
最近は非常に名刺管理アプリが優秀で10枚を1回でスキャンできるようになりました。名刺が多い営業マンにはぴったりです。
というのは、外出先で連絡先を知りたいときに、スキャンしておけばすぐにその人の連絡先がわかるからです。
オンラインでの名刺の貸し借りなどもできるので急な休みで変わりに訪問して欲しいというときなどに、代理の営業マンにスマホで連絡先を簡単にやり取りできます。
人工知能を搭載したカメラなのでかなり精度が高いです。
スマート名刺管理はタダで使えますので一度試しに使ってみるのも良いかと思います。
これからの時代はスマホで名刺をアプリで読み込み、データ化してパソコンに転送するのが定着すると思います。
というのもパソコンではスキャンが必須となりますので、どこでもデジタル化できないというデメリットがあるからです。
その点スマホの名刺管理アプリであれば、どこでも名刺のデジタル化ができるので便利だと思います。
デジタル化された情報がいかに簡単に色んな媒体に移せるかはご存じかと思います。
まとめ名刺の管理や整頓はアナログとデジタルを使い分ける
意外とアナログな名刺の管理方法がビジネスの基本ですね。
でも、よく連絡する取引先や、売り上げが高い営業先などはすぐに対応できるようにしておくのが営業成績を上げるポイントです。
目的に合わせてアナログ管理かでスマホアプリ管理を使い分けられるようにしましょう。